Dienstplanung in der Zahnarztpraxis

Jede Zahnarztpraxis muss sich jede Woche aufs Neue mit der Dienstplanung für die Praxis auseinandersetzen. Oftmals ist zwar klar, wer im Regelfall in den entsprechenden Schichten arbeitet, dies muss jedoch auch erfasst und dem gesamten Praxispersonal zur Verfügung gestellt werden. Hinzu kommt, dass häufig Besonderheiten beachtet werden müssen, wie beispielsweise Abwesenheiten (Krankheit, Urlaub, Fortbildung) einzelner Mitarbeiter. In diesem Fall muss der betroffene Mitarbeiter aus der Dienstplanung entfernt und gegebenenfalls eine Vertretung organisiert werden. Somit muss der mit der  Planung betraute Mitarbeiter neben den Qualifikationen und Arbeitszeiten auch die Abwesenheiten und das Stundenkonto jedes einzelnen Mitarbeiters überblicken können. Unter Berücksichtigung der genannten Punkte stellt die Dienstplanerstellung einen hohen administrativen Aufwand dar, der mit Hilfe einer intelligenten Cloud-Lösung reduziert werden kann.

TRANSPARENTE DIENSTPLANERSTELLUNG

Vor allem bei steigenden Mitarbeiterzahlen, mehreren Standorten und wachsenden Strukturen verliert man bei der Einsatzplanerstellung schnell mal den Überblick. Nutzt man zur Unterstützung ein Personalplanungsprogramm, so kann dies vieles vereinfachen. Die in der digitalen Personalakte hinterlegten Arbeitszeiten können für die Planung abgerufen werden, um das Stundenkontingent eines jeden Mitarbeiters voll auszuschöpfen. Weiterhin werden Abwesenheiten automatisch bei der Planerstellung berücksichtigt und dem Planer angezeigt. Unter Berücksichtigungen der Qualifikationen jedes einzelnen Mitarbeiters, zeigt das Programm an, welcher Mitarbeiter in einer bestimmten Schicht verplant werden kann. Die Suche nach einer geeigneten Vertretung ist somit schnell und unkompliziert gelöst. Viele Praxen müssen in der Erstellung des Einsatzplanes möglicherweise berücksichtigen, dass bei einigen Mitarbeitern die Wochenarbeitszeit in geraden Wochen anders verteilt ist, als in ungeraden Wochen (z.B. Auszubildende, Mitarbeiter in Teilzeit). Auch ein solcher Wochenwechsel wird mit der Planung durch eine Softwarelösung vermerkt und bei Erstellung des Dienstplanes bedacht.

OPTIMIERUNG DER ZEITERFASSUNG MIT HILFE DES DIENSTPLANES           

Optimalerweise arbeiten die Mitarbeiter ausschließlich zu den Zeiten, die im Dienstplan vorgesehen sind, so dass das Stundenkontingent voll ausgeschöpft ist und weder Unter- noch Überstunden generiert werden. Bei einigen Zeiterfassungsmöglichkeiten wird jedoch jede Minute gezählt, die der Mitarbeiter in der Praxis verbringt, seitdem er sich eingestempelt hat. Kommt also ein angestellter Leistungserbringer (z.B. angestellter Zahnarzt / Zahnärztin, Prophylaxekraft) vor Beginn der geplanten Schicht und es wartet noch kein Patient auf sie, so sammelt sie Überstunden, obwohl das an dieser Stelle nicht notwendig ist.
Verbindet man nun die Zeiterfassung mit der Dienstplanung einer Zahnarztpraxis, so wird zwar die gestempelte Zeit dokumentiert, aber nur Stunden gezählt, die mit der geplanten Arbeitszeit im Dienstplan übereinstimmen, unabhängig davon, ob der Mitarbeiter früher kommt oder später geht. Gibt der Mitarbeiter eine gute Begründung an, warum er länger geblieben oder früher gekommen ist, kann diese Zeit natürlich trotz Abweichungen vom Dienstplan gutgeschrieben werden. Mit Hilfe eines solchen Modells, wird verhindert, dass Mitarbeiter unnötige Überstunden ansammeln.

VOLLE TRANSPARENZ FÜR DAS GESAMTE PRAXISTEAM     

Wenn der Dienstplan fertiggestellt ist, sollte jeder im Praxisteam eine Übersicht erhalten, aus der hervorgeht, wann er in welchem Bereich arbeitet. Darüber hinaus ist es sinnvoll, wenn das Praxispersonal in den kompletten Dienstplan Einblick erhalten kann. So weiß auch eine Assistenz, mit welcher Zahnärztin oder welchem Zahnarzt sie heute zusammenarbeitet. Ein sauberer Dienstplan vermeidet somit Unklarheiten und Spannungen innerhalb des Teams und trägt zu einer positiven Praxisatmosphäre bei.

PEPITO – DIE MODERNE UND INTEGRIERTE CLOUDLÖSUNG FÜR DIE DIENSTPLANERSTELLUNG IN EINER PRAXIS

Eine ordentliche Dienstplanerstellung erfordert die Möglichkeit des Abrufes von Abwesenheiten, Wochenarbeitszeiten, Qualifikationen und des Stundenkontos jedes Mitarbeiters. Bei Nutzung einer Zeiterfassung ist die Orientierung am Dienstplan zu empfehlen. Um vollkommene Transparenz zu gewährleisten, sollte der fertige Dienstplan allen Praxismitarbeitern zur Verfügung gestellt werden können.

Genau diese Eigenschaften bringt die moderne, cloudbasierte Personalsoftware pepito mit. Es handelt sich um ein integriertes System zur Verwaltung des Personals (Stammdaten, Verträge, Urlaubsplanung, Abwesenheiten, …), zur Einsatzplanung und zur Zeiterfassung. Die Bedienung von pepito ist intuitiv und einfach, die Oberflächen sind übersichtlich und ansprechend und die Funktionen sind speziell auf die Anforderungen von Arzt- und Zahnarztpraxen ausgerichtet. Hinzu kommt ein erstklassiger und kostenfreier Kundenservice sowie Unterstützung bei Einrichtung und Inbetriebnahme durch unser Team.

DIE VON PEPITO VORTEILE IM ÜBERBLICK:

  • Personal- und Stammdaten digitalisieren
  • Personal erfolgreich und sinnvoll einsetzen
  • Dienstplanung effizient erstellen
  • Abwesenheits- und Urlaubsplanung einfach verwalten
  • Arbeits- und Fehlzeiten der Mitarbeiter revisionssicher erfassen
  • Überstunden und Fehlzeiten minimieren
  • Stundenkonto transparent auswerten
  • Administrativen Aufwand reduzieren

Gerne zeigen wir Ihnen im persönlichen Gespräch, wie Sie das Praxispersonal mit Hilfe von pepito effizient verwalten und planen und wie sie dank der Zeiterfassung alle Anforderungen zur Aufzeichnung erfüllen.

Kontaktieren Sie uns dafür gerne unter 06126 – 501 91 0 oder pepito@solvi.de.