Zeiterfassung und Stundenkonto in der Zahnarztpraxis

Seit dem EuGH-Urteil vom 14.05.2019 hat das Thema Zeiterfassung auch in Zahnarztpraxen erheblich an Bedeutung gewonnen. Nach dem Urteil werden sämtliche Unternehmen - und damit natürlich auch Arzt- und Zahnarztpraxen - dazu aufgefordert, die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter sauber und sorgfältig zu dokumentieren.

Dieser Schritt stellt vor allem Praxen die bisher keine Zeiten erfassen vor eine große Herausforderung. Denn die beliebten herkömmlichen Mittel wie Stift und Papier sowie Excel-Listen sind in Bezug auf die Zeiterfassung weder transparent noch zeitgemäß. An dieser Stelle ist es ratsam, über ein Personalverwaltungsprogramm nachzudenken, welches alle personalplanungsrelevanten Themen in einer digitalen Lösung vereinen kann. Dies erleichtert nicht nur die alltägliche Arbeit, sondern trägt auch zur Einsparung von Ressourcen bei.

ZUNEHMENDE KOMPLEXITÄT BEI STEIGENDER PRAXISGRÖßE

Unabhängig von der Praxisform - ob Einzelpraxis, Berufsausübungsgemeinschaft (ehem. Gemeinschaftspraxis), Praxisgemeinschaft oder MVZ - lässt sich ein kontinuierlicher Anstieg der durchschnittlichen Praxisgröße beobachten. Mit der steigenden Anzahl an Mitarbeitern, Arbeitsbereichen und manchmal auch Standorten nimmt gleichzeitig die Komplexität und der Arbeitsaufwand in den Bereichen des Personalmanagements zu.

Je mehr Mitarbeiter in der Praxis beschäftigt sind, desto schwieriger und zeitaufwendiger wird es für Inhaber oder Praxismanager die einzelnen Stundenkonten zu errechnen und zu überblicken. Ein Zeiterfassungssystem, welches minutengenau die tatsächliche Arbeitszeit eines Mitarbeiters dokumentiert und das Stundenkonto automatisch aktualisiert, kann hier Abhilfe verschaffen. Auch Stunden die aufgrund von Abwesenheiten, wie bei Krankheit oder Urlaub, entstehen fließen bei einer smarten Softwarelösung in die Ist-Zeiten mit ein. Das Stundenkonto ergibt sich schließlich durch eine Gegenüberstellung der Ist-Zeiten mit den Zeiten aus dem Arbeitsvertrag (Soll-Ist-Abgleich).

Weiterhin kann mit Hilfe einer solchen transparenten Darstellung der eigenen Über- und Unterstunden eines jeden Mitarbeiters die Möglichkeit gewährt werden, das eigene Stundenkonto stets im Blick zu behalten und nachvollziehen zu können. Diese Klarheit steigert die Mitarbeiterzufriedenheit und fördert ein positives Arbeitsklima.

EFFIZIENTER EINSATZ VON MITARBEITERN MITTELS ZEITERFASSUNG

Sind die Über- und Unterstunden jedes einzelnen Mitarbeiters bekannt, so kann sich dies auch positiv auf eine effiziente Einsatzplanung in der Zahnarztpraxis und auch auf die Planung von Abwesenheiten auswirken. Optimalerweise wird der Mitarbeiter mit Unterstunden bei Planung einer freien Schicht dem Mitarbeiter mit Überstunden vorgezogen. Das Über- und Unterstundenkonto der Mitarbeiter dient somit auch als Kennzahl zur Steuerung des Personaleinsatzes.

Auch betriebswirtschaftliche Kennzahlen im Personalbereich können eine Analysegrundlage und somit auch eine Grundlage für künftige Entscheidungen darstellen und Potentiale aufdecken. Mit Hilfe eines Personalrankings kann aufgezeigt werden, wie viel ein Mitarbeiter pro Stunde die Praxis kostet und welchen Umsatz dieser pro Stunde generiert. Sofern hier Auffälligkeiten sind, können diese aufgrund von Fehlern in der Dienstplanung oder Zeiterfassung entstanden sein.

PEPITO – DIE MODERNE UND INTEGRIERTE CLOUDLÖSUNG FÜR DIE ZEITERFASSUNG IN ZAHNARZTPRAXEN

Voraussetzung für ein positives Ergebnis für alle Beteiligten ist, dass die Zeiterfassung den individuellen Bedürfnissen angepasst ist. Das System sollte daher vielschichtig einsetzbar und gleichzeitig einfach und mit wenig Aufwand zu bedienen sein. Es sollte mitwachsen können, damit es den sich ändernden Anforderungen der Praxen auch auf Dauer gerecht wird.

Genau diese Eigenschaften bringt die moderne, cloudbasierte Personalsoftware pepito mit. Es handelt sich um ein integriertes System zur Verwaltung des Personals (Stammdaten, Verträge, Urlaubsplanung, Abwesenheiten, …), zur Einsatzplanung und zur Zeiterfassung. Die Bedienung von pepito ist intuitiv und einfach, die Oberflächen sind übersichtlich und ansprechend und die Funktionen sind speziell auf die Anforderungen von Arzt- und Zahnarztpraxen ausgerichtet. Hinzu kommt ein erstklassiger und kostenfreier Kundenservice sowie Unterstützung bei Einrichtung und Inbetriebnahme durch unser Team.

DIE VORTEILE IM ÜBERBLICK:

  • Personal- und Stammdaten digitalisieren
  • Personal erfolgreich und sinnvoll einsetzen
  • Dienstplanung effizient erstellen
  • Abwesenheits- und Urlaubsplanung einfach verwalten
  • Arbeits- und Fehlzeiten der Mitarbeiter revisionssicher erfassen
  • Überstunden und Fehlzeiten minimieren
  • Stundenkonto transparent auswerten
  • Administrativen Aufwand reduzieren
  • Intuitive Bedienung

Gerne zeigen wir Ihnen im persönlichen Gespräch, wie Sie Ihr Praxispersonal mit Hilfe von pepito effizient verwalten und planen und wie sie dank der Zeiterfassung alle Anforderungen zur Aufzeichnung erfüllen.

Kontaktieren Sie uns dafür gerne unter 06126 – 501 91 0 oder pepito@solvi.de