Urlaubsplanung und Abwesenheitsverwaltung in der Zahnarztpraxis

Die Urlaubsplanung ist ein wichtiges Thema, welches stets aktuell und relevant für jede Arzt- und Zahnarztpraxis ist. Neben dem Urlaub gibt es noch weitere Abwesenheiten wie beispielsweise Krankheiten, Fortbildungen oder Elternzeit, welche zu erfassen sind. Auch eine Abwesenheit aufgrund von Kurzarbeit sollte geplant und dokumentiert werden. Die Planung von Abwesenheiten bedeutet oft einen hohen Zeitaufwand. Eine gute Abwesenheitsübersicht ist hier ausschlaggebend. Eine intelligente Cloudlösung kann den Prozess der Abwesenheitsplanung vereinfachen, beschleunigen sowie zur Fehlervermeidung beitragen.

Viele Praxen greifen für die Planung von Abwesenheiten noch immer auf Excel-Listen oder Stift und Papier zurück. Eine umfangreiche Abwesenheitsübersicht steht in diesem Fall nur dem Planer zur Verfügung und ist für die sonstigen Mitarbeiter sowie für die InhaberInnen vollkommen intransparent.

URLAUBSPLANUNG IN DER ZAHNARZTPRAXIS

Vor Allem die Planung von Urlauben in Zahnarztpraxen ist umfangreicher, als man es zunächst vermuten mag.

Viele Faktoren müssen hier berücksichtigt werden:

  • Mit Eingang eines Urlaubsantrages muss vor einer Genehmigung zunächst geprüft werden, ob der entsprechende Mitarbeiter überhaupt noch genug offene Urlaubstage zur Verfügung hat. Oft kennen die Praxismitarbeiter ihren eigenen Urlaubsstand nicht genau, da sie über keine Übersicht verfügen oder nicht immer nachvollziehen können, wie sich die Resturlaubstage zusammensetzen.
  • Schließlich muss der Mitarbeiter im Falle einer Genehmigung des Urlaubsantrages aus der Dienstplanung entfernt werden. In einer Praxis mit vielen Mitarbeitern kann sich die Organisation einer Vertretungskraft als Herausforderung erweisen. Es muss geprüft werden, wer die notwendige Qualifikation besitzt und in dem entsprechenden Zeitraum zur freien Verfügung steht. Bei mehreren in Frage kommenden Mitarbeitern wird an dieser Stelle optimalerweise der Mitarbeiter mit wenig angesammelten Stunden dem Mitarbeiter mit vielen Überstunden vorgezogen. Dafür sollte man stets die jeweiligen Stundenkonten im Blick behalten.
  • Nach Genehmigung des Antrages muss der neue Resturlaub korrekt berechnet werden. Fehler dürfen hier keine passieren. Wenn umgekehrt ein Urlaub doch nicht genommen wird, muss das Urlaubskonto ebenfalls wieder aktualisiert werden.
  • Zum Jahresende steht die Fortschreibung der Resturlaubstage der Mitarbeiter in das neue Jahr an. Nach der Urlaubsfortschreibung muss der neue Urlaubsstand berechnet und festgelegt werden, ob und wann der ins neue Jahr übertragene Resturlaub verfallen soll. An dem entsprechenden Verfallsdatum wird dann geprüft wie viele der Resturlaubstage bereits genommen wurden und wie viele Tage dem Mitarbeiter nicht mehr zur Verfügung stehen.

Folglich sind bei der Urlaubsplanung viele Punkte zu beachten. Um hier nicht den Überblick zu verlieren, empfiehlt sich eine Softwarelösung, die den administrativen Aufwand abnimmt und somit den Arbeitsalltag erleichtert.

ABWESENHEIT DURCH KRANKHEIT IN DER ZAHNARZTPRAXIS

Neben Urlaub stellen auch Krankheiten eine häufige Abwesenheit dar. Krankmeldungen kommen oft sehr kurzfristig und dementsprechend muss hier schnell reagiert werden. Gegebenenfalls muss die Dienstplanung aufgrund der frei gewordenen Schicht angepasst werden. Wie bei der Organisation einer Urlaubsvertretung, muss auch hier geschaut werden, welcher Mitarbeiter aus dem Praxisteam die passende Qualifikation mit sich bringt und zu der Zeit auch verplant werden kann.

Ist ein Mitarbeiter während seinem Urlaub krank, so müssen die Urlaubstage dem Mitarbeiter gutgeschrieben und die Krankheitstage vermerkt werden. Ebenfalls wichtig ist es, die Krankmeldungen (sogenannte AU) zu verwalten und und in der Personalakte zu dokumentieren. Liegt eine AU zu der entsprechenden Krankheit vor, so wird dem Mitarbeiter die aufgrund von Krankheit nicht geleistete Arbeitszeit gutgeschrieben. Auch hier müssen also einige Faktoren bedacht werden, da jede Abwesenheit auch Einfluss auf das Urlaubs- oder Stundenkonto haben kann.

TRANSPARENZ FÜR ALLE PRAXISMITARBEITER

Mit der Einführung einer digitalen Softwarelösung können Arbeitszeiten gespart, gleichzeitig Transparenzen geschaffen und Fehler vermieden werden. Steht allen Mitarbeitern Ihr Urlaubskonto digital zur Verfügung, herrscht Klarheit über die Anzahl der eingereichten und zur Verfügung stehenden Urlaubstage. Mit Hilfe einer Abwesenheitsübersicht, welche Urlaube, Fortbildungen, krankheitsbedingte Abwesenheiten und weitere Abwesenheiten datenschutzkonform darstellt, können Mitarbeiter Urlaube besser planen und einreichen. Anschließend erfolgt ein Genehmigungsprozess durch den Planer, der auf einen Blick sieht, wer in dieser Zeit aus dem Team bereits abwesend ist.

Meldet sich ein Mitarbeiter über das System krank, sollten aller Planer informiert werden, sodass eine zeitnahe Anpassung der Dienstplanung erfolgen kann. Die Gutschrift der Stunden für die Krankmeldung erfolgt automatisiert im Stundenkonto, welches dem Mitarbeiter genauso wie das Urlaubskonto von überall zur Verfügung steht.

PEPITO – DIE MODERNE UND INTEGRIERTE CLOUDLÖSUNG FÜR DIE ABWESENHEITSPLANUNG IN EINER PRAXIS

Für eine sorgfältige Abwesenheitsplanung ist eine gute Abwesenheitsübersicht ausschlaggebend. Des Weiteren sollten in der Personalakte eines Mitarbeiters alle Abwesenheiten übersichtlich und stets abrufbar aufgelistet werden, um jederzeit den Überblick behalten zu können. Für die Urlaubsplanung ist besonders wichtig, dass das Urlaubskonto stets aktuell ist und der Mitarbeiter dieses bei Bedarf immer aufrufen kann.

Genau diese Eigenschaften bringt die moderne, cloudbasierte Personalsoftware pepito mit. Es handelt sich um ein integriertes System zur Verwaltung des Personals (Stammdaten, Verträge, Urlaubsplanung, Abwesenheiten, …), zur Einsatzplanung und zur Zeiterfassung. Die Bedienung von pepito ist intuitiv und einfach, die Oberflächen sind übersichtlich und ansprechend und die Funktionen sind speziell auf die Anforderungen von Arzt- und Zahnarztpraxen ausgerichtet. Hinzu kommt ein erstklassiger und kostenfreier Kundenservice sowie Unterstützung bei Einrichtung und Inbetriebnahme durch unser Team.

Gerne zeigen wir Ihnen im persönlichen Gespräch und einer Live-Demo, wie Sie das Personal Ihrer Praxis mit pepito effizient verwalten und planen und dank der Zeiterfassung alle Anforderungen zur Aufzeichnung der Arbeitszeiten in Ihrer Praxis erfüllen.

Kontaktieren Sie uns dafür gerne unter 06126 – 501 91 0 oder pepito@solvi.de.