Digitale Personalakte für Arzt- und Zahnarztpraxen

Das Anlegen und Verwalten einer Personalakte ist unabkömmlich für jede Zahnarztpraxis und Arztpraxis. Die Personalakte kann dabei sowohl in analoger als auch in digitaler Form aufbewahrt werden. Welche Form man für die Aufbewahrung der Mitarbeiterdaten wählt, ist grundsätzlich jeder Praxis selbst überlassen. 
In der Personalakte werden alle Personalstammdaten, Informationen zu Arbeitsverträgen, Zeugnisse und Leistungsbeurteilungen, Zielvereinbarungen sowie sonstige Unterlagen mit Personalbezug aufbewahrt und verwaltet. Diese Daten werden in modernen Systemen automatisch um Urlaubsanträge, das Stundenkonto sowie die Qualifikationen der Mitarbeiter ergänzt.

DIGITALISIERUNG DER PERSONALDATEN FÜR EINEN BESSEREN ÜBERBLICK

Aufgrund der Vielzahl von Daten, die in einer Personalakte verwahrt werden, empfiehlt es sich - sofern noch nicht geschehen - über die Form der digitalen Personalakte nachzudenken.
Unabhängig davon ob Einzelpraxis, Berufsausübungsgemeinschaft oder MVZ: Bei wachsender Praxisgröße und zunehmender Mitarbeiteranzahl fällt es zunehmend schwerer den Überblick zu behalten. Mit Hilfe der Digitalisierung von Personalakten sind Informationen bezüglich einzelner Mitarbeiter, wie Kontaktdaten, Verträge, Zeiterfassung und Stundennachweise, Urlaubsplanung und Urlaubskonto sowie Krankmeldungen und sonstige Abwesenheiten schnell und einfach abrufbar. Das kann sowohl Nerven als auch Zeit ersparen, da man sich auf der Suche nach einer bestimmten Information nicht erst durch den kompletten Aktenschrank wühlen muss, sondern die Daten aller Mitarbeiter gesammelt und abrufbar an einem Ort finden kann.

EINFACHE PERSONALPLANUNG DURCH DIGITALEN DATENABRUF

Mit einer digitalen Verwaltung der Personaldaten kann man außerdem bequem und flexibel zwischen den Daten mehrere Mitarbeiter wechseln und sich somit beispielsweise die Urlaubs- und Dienstplanung erleichtern. Gute Softwarelösungen stellen neben der digitalen Personalakte auch eine Abwesenheitsübersicht zur Verfügung, sodass man bspw. bei der Planung von Urlauben in der Personalakte sieht, wie viel Resturlaub einem Mitarbeiter noch zur Verfügung steht und welchen Urlaubsanspruch dieser aus dem Vorjahr übernommen hat. Neben der Urlaubsplanung kann auch die Erstellung des Dienstplanes für die Zahnarztpraxis schneller und einfacher durchgeführt werden, da in der Personalakte gemachte Angaben, wie Arbeitszeit und Qualifikation automatisch mit einbezogen werden können.

ARCHIVIERUNG DER AKTEN AUSGESCHIEDENER MITARBEITER

Alle personalrelevanten Daten eines Mitarbeiters müssen auch bei Verlassen der Praxis sicher aufbewahrt werden. Digitale Personalakten können in ein digitales Archiv verschoben werden und verhalten sich somit platzsparender als physische Personalakten. Die Akten sind jederzeit wieder abrufbar und die Liste der Personalakten aller aktiven Mitarbeiter bleibt dadurch übersichtlich.

PEPITO IST DIE INTEGRIERTE PERSONALSOFTWARE UND DIGITALE PERSONALAKTE FÜR PRAXEN 

Damit die Vorzüge einer digitalen Personalakte voll ausgeschöpft werden können, sollte eine Lösung herangezogen werden, die die in der Personalakte eingepflegten Daten optimal für weitere personalrelevante Bereiche wie Einsatzplanung oder Abwesenheitsplanung weiterverwerten kann.

Genau diese Eigenschaften bringt die moderne, cloudbasierte Personalsoftware pepito mit. Es handelt sich um ein integriertes System zur Verwaltung des Praxispersonals (Stammdaten, Verträge, Urlaubsplanung, Abwesenheiten, …), zur Einsatzplanung und zur Zeiterfassung speziell für Arzt- und Zahnarztpraxen. Die Bedienung von pepito ist intuitiv und einfach, die Oberflächen sind übersichtlich und ansprechend und die Funktionen sind speziell auf die Anforderungen von Arzt- und Zahnarztpraxen ausgerichtet. Hinzu kommt ein erstklassiger und kostenfreier Kundenservice sowie Unterstützung bei Einrichtung und Inbetriebnahme durch unser Team.

Gerne zeigen wir Ihnen im persönlichen Gespräch, wie Sie das Praxispersonal mit Hilfe von pepito effizient verwalten und planen und mit der eingebauten Zeiterfassung die Anforderungen and die Aufzeichnung der Arbeitszeiten erfüllen.

Kontaktieren Sie uns dafür gerne unter 06126 – 501 91 0 oder pepito@solvi.de.